Conditions Générales de Vente (CGV)

Clause n°1 : Objet et champ d'application

Les conditions générales de vente de prestations de services décrites ci-après détaillent les droits et les obligations de la société OPTIME et de son client dans le cadre des missions administratives externalisées qui sont les suivantes : secrétariat, pré-comptabilité, communication, gestion commerciale et gestion RH.

Les présentes conditions générales des vente sont applicables à toutes les commandes de prestations de services passées auprès de OPTIME. Toute mission implique ainsi l'acceptation sans réserve des conditions générales de vente détaillées ci-dessous.

 

Clause n°2 : Lieu

Les prestations prévues seront réalisées soit au sein des locaux de OPTIME, soit sur site dans les locaux du client avec le propre matériel informatique de la société OPTIME. Si la prestation doit se réaliser sur le matériel informatique du client, un accord des deux parties sera stipulé dans le devis.

Aucun minimum d'heures n'est imposé ,cependant il est préférable de prévoir un minimum de deux heures pour toute demande de prestation sur site.

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Clause n°3 : Devis et commandes

A la suite des informations et aux détails des prestations à réaliser, communiqués par le client, un devis détaillé sera établi. Pour valider et confirmer la commande, le devis devra être retourné à OPTIME, dûment daté et signé avec la mention "Bon pour accord". Sera joint au devis, les CGV, qui seront acceptés sans réserve, suite à l'acceptation du devis, indiquant la mention suivante "LE client reconnaît expressément avoir pris connaissance des CGV rattachés à ce dernier".

Pour toute modification des prestations, un avenant sera effectué sur le devis initial.

Les tarifs validés, affichés en euros, seront fermes et définitifs sauf modifications des prestations.

Un acompte de 30% sera demandé à la signature du devis (facture d'acompte à l'appui). Le solde sera à régler au comptant à la réception de la facture.

Pour toute prestation effectuée sur site, des frais de déplacement seront facturés au client selon la barème kilométrique en vigueur.

A défaut de réception de l'acceptation du devis et des CGV, et du règlement correspondant à l'acompte, OPTIME se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

Le devis a une validité de 2 mois, passé ce délai, il ne sera plus valable.

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Clause n°4 : Livraison, déroulement et délais

La société OPTIME s'engage à respecter avec le plus grand soin et conformément au devis accepté, les prestations commandés, et à proposer les délais les plus adaptés à la demande du client, dans la mesure de ses disponibilités.

Le Client s'engage à mettre à la disposition de OPTIME, tous les éléments nécessaires à l'exécution de la prestation définie. Tout document fourni par le client ne pouvant être traité (document manuscrit illisible, bande de son inaudible...) et tout retard ou omission de sa part pourra entraîner soit une révision de la date de livraison, soit une annulation de la commande.

La livraison est réalisée à la date indiquée sur le devis, sauf accord contraire ou retard du client pour confirmer sa commande, pouvant donner lieu à un dépassement des délais.

Les délais de livraison n'étant donné qu'à titre indicatif, leur délai ne pourra donner lieu, au profit du client, à allocation de dommages et intérêts, pénalités pour retard ou annulation de la commande.

La livraison est effectuée :

-soit par la remise directe au client des documents concernant la prestation,

-soit par l'envoi d'un courrier postal ou courrier électronique à l'attention du client,

-soit au lieu indiqué par l'acheteur sur le devis via un courrier postal ou courrier électronique.

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Claude n°5 : Modification de commande

Les éventuelles modifications de commande demandées par le client ne seront prises en compte, dans la limite des possibilités de OPTIME, que si elles sont notifiées par écrit et après signature d'un nouveau devis et ajustement éventuel du prix.

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Claude n°6 : Droits de rétractation

Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de sept jours ouvrables suivant la date de signature du devis, uniquement s'il est prévu un début d'exécution de la prestation postérieur à ce délai de sept jours. Il ne sera alors facturé aucun frais au client. Cependant, si un acompte a été versé, il ne lui sera pas restitué. En cas d'annulation d'une commande en cours de réalisation par le client, ce dernier s'engage à régler la totalité de la prestation déjà effectuée. L'annulation devra être confirmée par le client à OPTIME par écrit. Par voie de conséquence, le document réalisé en totalité ou en partie par OPTIME et pour lequel le client a usé de son droit de rétractation, devient de fait la propriété de OPTIME, et est soumis au droit en vigueur en matière de propriété intellectuelle.

 

Clause n°7 : Tarifs

OPTIME s'engage à facturer les travaux commandés aux pris indiqués lors de l'enregistrement de la commande, validée par la signature du devis et des présentes conditions générales de vente. Les prix peuvent être calculés à l'heure ou au forfait. Ils sont exprimés en euros et ne sont pas soumis à la TVA, conformément à l'article 293B du Code Général des Impôts. Les tarifs indiqués de OPTIME sont donnés à titre indicatif et ne remplacent absolument pas un devis personnalisé en bonne et dûe forme Les tarifs peuvent varier en fonction des demandes, des requêtes particulières que requièrent les prestations Les tarifs seront majorés des éventuels frais d'affranchissement, d'impression, de fourniture particulière et/ou de livraison applicables au jour de la commande Pour toute commande d'une prestation d'envoi en nombre, une facture de débours correspondant aux frais d'affranchissement au tarif en vigueur sera établi pour le client 

Les tarifs sont révisables au 1er janvier de chaque année, toutefois OPTIME s'accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment sans avis préalable.

 

Clause n°8 : Modalités de règlement

Les conditions et délais de règlement varient selon le type, le volume et le montant des prestations. OPTIME établit une facture à chaque fin de prestation ponctuelle, ou mensuellement pour les interventions longues et/ou régulières.

Sauf mention contraire sur le devis préalablement établi, le règlement des prestations s'effectue au comptant, à réception de chaque facture par chèque (à l'ordre de OPTIME) ou par virement bancaire

-Les travaux réguliers sont à régler en fin de mois

-Les travaux ponctuels sont à régler à la commande.

Aucun escompte n'est applicable en cas de paiement anticipé sauf indication contraire sur la facture

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Clause n°9 : Majorations - Frais supplémentaires

Des majorations ou frais supplémentaires seront appliqués en cas de :

- Dépassement de délai dû à des modifications demandées par le client en dehors de la prestation prévue sur le devis

-Travaux effectués après 18h, les samedis ou à remettre dans un délai inférieur à 10 heures : +25%

- Travaux réalisés les dimanches et jours fériés : +50%

- Fournitures spécifiques à la réalisation de prestations

- Frais de livraison des prestations

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Clause n°10 : Pénalités de retard de paiement

Sauf accord préalable en tre les parties, en cas de défaut de paiement d'une facture à l'échéance, une pénalité de retard égale au taux d'intérêt légal majoré (appliquée par la Banque Centrale Européenne) ainsi qu'une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l'article L441-6 et D441-5 du Code de Commerce, est exigible sans qu'aucune mise en demeure ne soit nécessaire. Cette pénalité, calculée sur le montant net de la somme restant dûe, court de plein droit le jour suivant la date de règlement portée sur la facture, tout comme l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros.

En cas de recouvrement judiciaire, le client supportera tous les frais de mise en demeure et de contentieux, ainsi que la facturation, à titre de clause pénale, d'une somme égale à 15% du montant total de la commande passée par le Client, avec un minimum forfaitaire de trente euros par dossier, et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts ou indemnités que OPTIME pourrait réclamer. En outre, OPTIME se réserve le droit de suspendre ou de résilier toutes les commandes ou contrats en cours du client (annulations d'éventuelles remises), après l'envoi d'une mise en demeure restée infructueuse.

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Clause n°11 : Responsabilités

OPTIME s'engage à être couvert par une assurance responsabilité civile et professionnelle. La responsabilité de OPTIME ne peut être engagée en raison d'interception ou de détournement des informations lors du transfert des données, notamment par Internet. Par conséquent, il appartient au client, lors de la commande, d'informer OPTIME des moyens de transfert qu'il souhaite voir mis en oeuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible. Les textes, images, et documents confiés à OPTIME restant la propriété du client, qui seul, assume les conditions d'utilisation, notamment en ce qui concerne les droits et éventuels copyrights. OPTIME mettra en oeuvre tous les moyens à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par le client pour la réalisation de la prestation. Toutefois, compte tenu des risques de dommages ou de détériorations encourus par ce type de support, il appartiendra au client de s'en prémunir par tout moyen à sa convenance, qui décharge en conséquence OPTIME de toute responsabilité. A compter de la remise de documents livrés par le prestataire OPTIME, le client est responsable de l'utilisation, de l'exploitation et de la diffusion du contenu qui y est présenté, notamment en ce qui concerne les éventuels droits et copyrights. Le client convient que OPTIME n'encourra aucune responsabilité à raison de toute perte de bénéfices, de demandes ou de réclamations formulées contre le client et émanant d'un tiers, quel qu'il soit.

OPTIME ne pourra être tenu responsable si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales de vente découle d'un cas de force majeure. A ce titre, la force majeure s'étend de tout évènement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l'article 1148 du Code civil. Le prestataire se réserve le droit de refuser tous travaux dont les intentions sont contraires à l'honnêteté ou à la morale (pornographie, racisme, incitation à la violence...)

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Clause n°12 : Confidentialité

OPTIME s'engage à conserver strictement confidentiel les informations, les données et les documents concernant l'autre partie de quelque nature qu'ils soient (économiques, techniques, commerciaux) auxquels elle pourrait avoir connaissance à l'occasion du présent contrat.

OPTIME s'interdit de faire état des résultats et des les utiliser de quelque manière sauf si autorisation préalable écrite du client.

OPTIME souhaite obtenir de la part de ses clients, une confiance totale afin de collaborer et instaurer un travail d'équipe en toute sérénité dans la confidentialité et la discrétion.

OPTIME est à l'écoute pour répondre avec rigueur aux exigences et s'adaptera aux obligations sur une durée dont seul le client décidera et sans engagement.

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Clause n°13 : Cas de force majeure

La responsabilité de OPTIME ne pourra être mise en oeuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations découle d'un cas de force majeure. Celle-ci s'entend de tout évènement extérieur, imprévisible et irrésistible (art 1148 du Code Civil) soit catastrophes naturelles, mouvements sociaux, vol, panne EDF, guerre ou malveillance.

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Clause n°14 : Loi informatique et liberté

Conformément à l'article 40 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, le client disposera d'un droit de rectification, de modification et de suppression des données qu'il aura communiqué à OPTIME.

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Clause n°15 : Droit applicable et juridiction compétente

Tout litige relatif à l'application ou à l'interprétation de présentes CGV est soumis au droit français A défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de Commerce.

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Les Conditions Générales de Vente pouvant être modifiables à tout moment, seule la date de réception du devis signé sera admise pour l'application des présentes

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